Do ảnh hưởng của dịch bệnh Corona, một số hoạt động của nhóm học bổng Người bạn đồng hành đã tạm hoãn lại. Tuy nhiên, không hề thụ động chờ đợi, nhóm chủ động thay đổi kế hoạch, chuyển sang thực hiện trực tuyến. 20h ngày 04/04/2020, nhóm đã tổ chức buổi training online đầu tiên về Kỹ năng giao tiếp bằng email trong công việc, với sự tham gia của 12 bạn thành viên và bạn Phương Hạ - trưởng nhóm học bổng là người chia sẻ.
Ảnh chụp màn hình qua google meet
Buổi training đã bao quát được những nội dung cơ bản cần lưu ý trong việc sử dụng email, từ cách lập email bằng tên thật, cài đặt tên hiển thị, phân biệt sự khác biệt giữa To - CC - BCC, Reply và Reply All, cách đặt tiêu đề email sao cho hợp lý, viết nội dung mạch lạc, hợp lý. Ngoài ra còn đề cập đến cách tổ chức hộp thư bằng label (nhãn dán), hoãn thời gian gửi, cài đặt chữ ký email…
Bạn Lê Thị Liên - cựu thành viên nhóm chia sẻ kinh nghiệm: Sau khi viết xong, cần đọc lại toàn bộ email, kiểm tra xem đã đặt tiêu đề (subject) chưa, nội dung, tài liệu đính kèm đã đầy đủ chưa… Nên điền email người nhận sau cùng để tránh trong lúc viết lỡ tay nhấn gửi đi. Email cũng là một phương tiện giao tiếp nên chúng ta cần nghĩ đến cảm nhận của người đọc để viết email một cách chỉn chu nhất.
Sau phần chia sẻ lý thuyết, cả nhóm thực hành viết một email thông báo sự kiện cho nhóm học bổng và nhận xét bài của nhau. Qua đó, mỗi bạn đã phát hiện những sai sót mà mình thường gặp phải, đồng thời biết cách viết một mẫu email thường sử dụng trong công việc của nhóm.
Chắc chắn rằng buổi training Kỹ năng giao tiếp bằng email trong công việc mới chỉ là khởi đầu cho chuỗi hoạt động phát triển bản thân trong mùa dịch của nhóm học bổng Người bạn đồng hành. Sắp tới, nhóm sẽ tiếp tục tổ chức những buổi chia sẻ kỹ năng, kiến thức do chính các thành viên thực hiện. Hy vọng sau mùa dịch, mỗi bạn sẽ thu nhặt được cho mình nhiều điều mới mẻ và nhóm càng gắn kết với nhau hơn.
Phương Hạ
